Wenn es schnell gehen muss
Fast Tracking sichert Qualität in Projekten, die Tempo erfordern
Fast Tracking: Wenn Zeitdruck auf Struktur trifft
Fast Tracking: Das klingt nach Trailrunning, ist aber eine Methode im Projektmanagement. Als sprichwörtlicher Schnellzug in Projekten sorgt sie für beschleunigte Prozesse und ermöglicht so, zeitlich ambitionierte Ziele zu erreichen. Indem beim Fast Tracking verschiedene Aktivitäten oder ganze Phasen eines Projekts parallel abgewickelt werden, verkürzt es die Umsetzungsdauer deutlich – ohne qualitative Einbußen hinnehmen zu müssen. Zumindest, wenn man es richtig macht, wie Christine Gärtner, Partner bei io, erklärt: „Um die Projektergebnisse in der verfügbaren Zeit zu erreichen, ist eine sorgfältige Bedarfsplanung essenziell. Bei Fast Tracking bildet die präzise Festlegung insbesondere des Nutzerbedarfs das solide Fundament, um spätere Verzögerungen zu verhindern. Zudem gibt der festgeschriebene Nutzerbedarf einen klaren Kurs vor, an dem sich alle Beteiligten zu orientieren haben.“
Zusätzlich gilt es, klare Regeln in der Projektdurchführung mit allen Projektbeteiligten fest zu vereinbaren. Dazu zählen insbesondere die Freigabe des Planungsfortschritts, der Umgang mit Änderungswünschen und der Beschaffungsprozess der Bauleistungen. Dafür ist es wichtig, dass auch die bauherrenseitige Einkaufsorganisation dem beschleunigten Verfahren zustimmt und es entsprechend unterstützt. Kommunikation ist dabei unerlässlich. Wer auf Fast Tracking setzt, muss klarstellen, dass sich alle Beteiligten regelmäßig austauschen. Idealerweise finden tägliche Scrum-Meetings statt, damit sichergestellt werden kann, dass das Projekt in die richtige Richtung steuert. Außerdem unterstützt der Dialog dabei, das Spannungsdreieck von Qualität, Zeit und Kosten optimal auszubalancieren.
Sicherheitsnetz und Wächter
Aufgrund der Schnelligkeit des Verfahrens ist es darüber hinaus schwierig, frühzeitig eine vollständige Kostenabschätzung vorzunehmen. Für offene Fragen aus dem Nutzerbedarf oder der Planung werden daher zunächst Annahmen verabschiedet – wobei das sogenannte Risikobudget als Sicherheitsnetz fungiert. Es legt die zulässige Verlustobergrenze fest, sodass es die getroffenen Annahmen und die noch offenen planerischen Fragestellungen auffangen kann. „Auf diese Weise sorgt es für Stabilität“, erklärt Gärtner. Der Schlüssel dazu sind erfahrene Fachleute und flexible Ressourcen. Expertenteams können die Herausforderungen, die beschleunigte Prozesse mit sich bringen, meistern, während flexible Ressourcen sicherstellen, dass sich das Projekt stets an veränderte Umstände anpassen kann. „Außerdem ist da noch die Risikoanalyse“, ergänzt Gärtner. „Sie behält das Projekt wie ein aufmerksamer Wächter im Blick, um potenzielle Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und Gegensteuermaßnahmen einzuleiten.
Die Risikoanalyse behält das Projekt wie ein aufmerksamer Wächter im Blick, um potenzielle Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und Gegensteuermaßnahmen einzuleiten.
Es geht also um ein sorgsam abgestimmtes Gesamtpaket an geeigneten Maßnahmen, um die Qualität trotz des rasanten Tempos einzuhalten. Bei io identifiziert man sie sorgfältig und zuverlässig – und hält obendrein, aufgrund des interdisziplinären Ansatzes des Generalplaners, stets die passenden Experten mit dem erforderlichen Know-how bereit.
