Private Kfz-Versteuerung und Betriebsveranstaltungen

In unseren bisherigen Beiträgen hatten wir immer ein Thema behandelt und dieses dafür etwas ausführlicher dargestellt. In diesem Beitrag sollen stattdessen zwei voneinander unabhängige Themen dargestellt werden: Private Kfz-Versteuerung und Betriebsveranstaltungen. Aufgrund des Umfangs und der Vielschichtigkeit dieser Themen werden nachfolgend lediglich ausgewählte Aspekte dargestellt, die einen ersten Überblick über die jeweilige Thematik geben sollen.

Private Kfz-Versteuerung

I. Allgemein ×

Die private Kfz-Versteuerung ist sowohl für den Unternehmer selbst – insbesondere bei Einzelunternehmen – als auch im Rahmen der Überlassung von Pkw an Mitarbeiter, einschließlich des Gesellschafter-Geschäftsführers einer Kapitalgesellschaft, relevant („Dienstwagenbesteuerung“). Wird bzw. darf der Pkw nicht nur für betriebliche Fahrten, sondern auch für

  • Privatfahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
  • Familienheimfahrten

genutzt werden, liegt – bei Überlassung des Pkw an Arbeitnehmer – ein geldwerter Vorteil vor, der als Bestandteil des Arbeitslohns vom Arbeitnehmer zu versteuern bzw. vom Arbeitgeber im Rahmen der Lohnsteuerabrechnung zu berücksichtigen ist. Bei der Pkw-Nutzung durch den Unternehmer selbst, beispielsweise bei Einzelunternehmen, ist eine entsprechende Entnahme des Nutzungsvorteils zu versteuern. Im Nachfolgenden wird im Wesentlichen auf die Pkw-Überlassung an Arbeitnehmer eingegangen. Darf der Pkw vom Arbeitnehmer auch für Privatfahrten genutzt werden, gibt es im Wesentlichen zwei Methoden zur Ermittlung des hierauf entfallenden Arbeitslohns in Form des geldwerten Vorteils:

  • Pauschale Ermittlung anhand der sog. 1%-Methode
  • Individuelle Ermittlung anhand des Führens eines Fahrtenbuchs. 

Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen ist nicht möglich. Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer im Übrigen nicht an das für die Erhebung der Lohnsteuer gewählte Verfahren gebunden, d.h. im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung kann er das Verfahren wechseln, wenn dies für ihn günstiger ist.

 

II. 1%-Methode ×

Der private Nutzungswert ist mit monatlich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Kfz anzusetzen. Kann das Kfz zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden, ist i.d.R. diese Nutzungsmöglichkeit unabhängig von der Nutzung des Fahrzeugs zu Privatfahrten mit monatlich 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises des Kfz für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu bewerten und dem Arbeitslohn zuzurechnen (alternativ bei Arbeitseinkünften auch grundsätzlich Einzelbewertung mit 0,002 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Fahrt möglich). Wird das Kfz zu wöchentlich einer Familienheimfahrt im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung genutzt, so ist insoweit der Nutzungswert steuerlich bei Arbeitnehmern (anders als bei der Pkw-Nutzung von Unternehmern selbst) nicht zu erfassen. Wird der Pkw zu mehr als einer Familienheimfahrt wöchentlich genutzt, ist für jede weitere Familienheimfahrt ein pauschaler Nutzungswert von 0,002 % des inländischen Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Beschäftigungsort und dem Ort des eigenen Hausstandes anzusetzen.

Der Bruttolistenpreis ist – auch bei gebraucht erworbenen oder geleasten Fahrzeugen – die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers für das genutzte Kfz zum Zeitpunkt seiner Erstzulassung zzgl. der Kosten für werkseitig bereits eingebaute Sonderausstattungen (z.B. Navigationsgeräte, Diebstahlsicherungssysteme) und zzgl. der Umsatzsteuer. 

Die 1%-Methode soll nicht dazu führen, dass mit dieser Methode mehr versteuert wird, als für den Pkw an Gesamtkosten angefallen sind. Übersteigt daher der Betrag nach der 1%-Methode die jährlichen Gesamtkosten des Pkw, ist der Privatanteil auf die tatsächlichen Kosten zu deckeln (sog. Kostendeckelung). 

Die Versteuerung des geldwerten Vorteils mit 1% ist unabhängig vom tatsächlichen Umfang der Privatnutzung. Die bloße Behauptung des Arbeitnehmers, dass der Pkw nicht für Privatfahrten genutzt wird, genügt im Übrigen nicht, um die Erfassung eines geldwerten Vorteils nach der 1%-Methode zu vermeiden. Die Besteuerung kann nur verhindert werden durch ein arbeitsvertraglich vereinbartes Privatnutzungsverbot oder ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch (siehe unten).

III. Fahrtenbuchmethode ×

Neben der pauschalen Ermittlung mittels der 1%-Methode kann der private Nutzungswert auch mit den für das Kfz entstehenden Aufwendungen angesetzt werden, die auf die zu erfassenden privaten Fahrten entfallen, wenn die Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. 

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Das Fahrtenbuch muss eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen. Kleinere Mängel führen noch nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. 

Im Fahrtenbuch sind die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend nachzuweisen. Für dienstliche Fahrten sind dabei i.d.R. die folgenden Angaben erforderlich:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometer- und Datumsangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. 

Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen. Das Fahrtenbuch kann auch elektronisch geführt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen oder dokumentiert werden (Manipulationssicherheit). 

Der private Nutzungswert ist der Anteil an den Gesamtkosten des Kfz (inkl. Abschreibung), der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht. Vom Arbeitnehmer selbst getragene Kosten fließen nicht in die Gesamtkosten ein und erhöhen nicht den Nutzungswert; es wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn diese Kosten in die Gesamtkosten einbezogen werden und zudem als Nutzungsentgelt den Nutzungswert mindern. Folgendes Beispiel soll dies veranschaulichen: Der Arbeitnehmer trägt die Treibstoffkosten in Höhe von 3.000 Euro. Die übrigen vom Arbeitgeber getragenen Kfz-Kosten betragen 7.000 Euro. Auf die Privatnutzung entfällt ein Anteil von zehn Prozent. Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils gibt es nun folgende Möglichkeiten: Werden die vom Arbeitnehmer getragenen Kfz-Kosten nicht in die Gesamtkosten einbezogen, beträgt der zu versteuernde geldwerte Vorteil 700 Euro (10% von 7.000 Euro). Wird hingegen von der Nichtbeanstandungsregelung Gebrauch gemacht, beträgt der geldwerte Vorteil zunächst 1.000 Euro (10% von (7.000 Euro + 3.000 Euro)) und ist sodann um das Nutzungsentgelt (selbst getragene Treibstoffkosten) bis auf (maximal) 0 Euro zu mindern. 

Voraussetzung für die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist neben der Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs auch, dass die durch das Kfz insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege nachgewiesen werden. Nach einem neueren Urteil des Bundesfinanzhofs schließt die Schätzung von belegmäßig nicht erfassten Kosten folglich die Anwendung der Fahrtenbuchmethode aus.

IV. Sonderregelungen für Elektrofahrzeuge ×

Für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge gelten hinsichtlich der Ermittlung des geldwerten Vorteils differenzierte Sonderregelungen, die vom Gesetzgeber im Laufe der Zeit auch immer wieder geändert werden. Bei reinen Elektrofahrzeugen, die keine Kohlendioxidemissionen verursachen, deren Bruttolistenpreis nicht mehr als 70.000 Euro beträgt und deren Anschaffung zudem nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 erfolgt, ist der 1%-Pauschale nur 25% des Listenpreises zugrunde zu legen; bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode sind in diesen Fällen bei der Ermittlung der insgesamt entstandenen Kfz-Aufwendungen die Anschaffungskosten für den Pkw oder vergleichbare Aufwendungen (z.B. Leasingraten) nur zu 25% zu berücksichtigen. Ist eine der vorgenannten Voraussetzungen nicht erfüllt, kann ggf. eine andere (aber geringere) Begünstigung in Betracht kommen.

Dr. Harald Riedel

Dr. Harald Riedel ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Gründungspartner der PKF Riedel Appel Hornig GmbH und kann auf mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Wirtschaftsprüfung, Steuer- sowie Unternehmensberatung zurückblicken. Er ist Spezialist für die Prüfung und Beratung von Produktions-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, konzipiert Steuermodelle, führt Unternehmensbewertungen durch und berät bei Strukturmaßnahmen. Dr. Riedel ist Mitglied der Geschäftsleitung der PKF Deutschland GmbH und Mitglied in der Steuerberater- und Wirtschaftsprüferkammer. 

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Seine Tätigkeitsschwerpunkte sind:

  • Umstrukturierungen/Umwandlungen
  • Unternehmenskauf und -verkauf
  • Unternehmenssteuerecht
  • Internationales Steuerrecht
  • Ansprechpartner für mittelständische 

Seine Branchenschwerpunkte sind:

  • Automotive
  • Fashion
  • Dienstleistungsunternehmen
  • Erneuerbare Energien

Betriebsveranstaltungen

Einen Dauerbrenner in der täglichen Beratungspraxis, aber insbesondere auch anlässlich von Betriebsprüfungen, stellt die lohn- und umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen dar. 

Die lohn- und umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen ist durch gesetzliche Regelungen klar definiert und betrifft sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Lohnsteuerlich gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer und Veranstaltung, einschließlich Umsatzsteuer. Pro Kalenderjahr können pro Arbeitnehmer maximal zwei Betriebsveranstaltungen steuerlich begünstigt werden. Ab der dritten Veranstaltung wird der gesamte Betrag als Arbeitslohn eingestuft. Überschreiten die Aufwendungen den Freibetrag von 110 Euro, wird der übersteigende Teil als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG), d.h. grundsätzlich müsste der Arbeitnehmer diesen „Vorteil“ insoweit versteuern. Alternativ kann aber der Arbeitgeber die Überschreitung des Freibetrags mit einem Pauschalsteuersatz von 25% zzgl. Solidaritätszuschlag sowie pauschalierter Kirchensteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG).

Diese Pauschalversteuerung ist grundsätzlich sozialversicherungsfrei. Hierzu hat jüngst das Bundessozialgericht (BSG) entschieden, dass eine Betriebsveranstaltung, die über den 110-Euro-Freibetrag hinausgeht, Entgelt im Monat der Veranstaltung darstellt und somit die Pauschalversteuerung für den übersteigenden Betrag durch den Arbeitgeber in diesem Monat durchzuführen wäre. Dann tritt auch Sozialversicherungsfreiheit für den übersteigenden Anteil ein. Findet die Pauschalversteuerung später statt, läge dagegen versicherungspflichtiges Entgelt vor, selbst wenn diese Beträge wirksam pauschalversteuert werden. Die Spitzenverbände der Sozialverbände haben allerdings 2015 entschieden, dass die besagte Sozialversicherungsflicht erst nach Ablauf des 28.2. des Folgejahres (auf die Veranstaltung) entsteht. Diese Vorgehensweise wurde durch das vorgenannte Urteil bestätigt. Im Ergebnis ist im Falle der Pauschalversteuerung zur Aufrechterhaltung der Sozialversicherungsfreiheit zwingend die rechtzeitige Durchführung der Pauschalversteuerung im Auge zu behalten.

Der Freibetrag von 110 Euro gilt nach dem Gesetzeswortlaut für „Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen“. Zuwendungen für Begleitpersonen sind somit dem Arbeitnehmer zuzurechnen, der die Person mitgebracht hat. lnsofern ist eine weitere Aufzeichnung notwendig, um zu ermitteln, wer allein oder in Begleitung von anzugebenden Personen gekommen ist.

Der Freibetrag von 110 Euro gilt nach dem Gesetzeswortlaut für „Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen“.

Keine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn eine Feier zur Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers, z.B. bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, stattfindet. Auch wenn hier weitere Arbeitnehmer teilnehmen, liegt keine Betriebsveranstaltung vor. Es gilt aber für Sachzuwendungen aus solchen Anlässen eine Freigrenze pro Teilnehmer in Höhe von 110 Euro. Prägend für eine Freigrenze gegenüber einem Freibetrag ist, dass übersteigende Aufwendungen die Steuerfreiheit insgesamt vernichten, während bei einem Freibetrag nur die übersteigenden Aufwendungen zur Steuerpflicht führen.

Umsatzsteuerlich werden alle Aufwendungen, einschließlich der enthaltenen Umsatzsteuer, als Zuwendungen im Rahmen der Betriebsveranstaltung betrachtet. Der Vorsteuerabzug ist grundsätzlich möglich, sofern die Kosten pro Arbeitnehmer die Grenze von 110 Euro nicht überschreiten. Wird diese Grenze überschritten, wird die Veranstaltung als überwiegend im Interesse der Arbeitnehmer angesehen, wodurch der Vorsteuerabzug eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann. Während lohnsteuerlich generell ein Freibetrag gilt, handelt es sich umsatzsteuerlich um eine Freigrenze, was wiederum bedeutet, dass bei Überschreitung der gesamten Grenze keine Begünstigung mehr greift.

Damit eine Veranstaltung als Betriebsveranstaltung anerkannt wird, muss sie allen Mitarbeitern oder einer klar abgegrenzten Gruppe (z.B. einer Abteilung) offenstehen. Einzelne Gruppen, wie etwa nur Führungskräfte, dürfen dabei nicht bevorzugt werden. Zu den begünstigten Zuwendungen zählen neben den klassischen Sachleistungen wie Speisen und Getränke auch Eintrittskarten, aber auch die durch den Arbeitgeber übernommenen Kosten für Räumlichkeiten, Beleuchtung, die Einschaltung eines Eventmanagers, Beförderungen, Übernachtungen, Bands und letztlich auch Trinkgelder für das Personal. Eine detaillierte Kalkulation ist also nötig, um zum einen die Einhaltung des lohnsteuerlichen Freibetrags bzw. der umsatzsteuerlichen Freigrenze in Höhe von 110 Euro nachzuhalten bzw. um eine korrekte (und zeitnahe!) Pauschalversteuerung vorzunehmen. Darüber hinaus sind weitere Feinheiten zu beachten. So kann etwa das Nichterscheinen von angemeldeten Gästen dazu führen, dass für die teilnehmenden Arbeitnehmer dadurch erst die 110-Euro-Marke überschritten und damit eine Lohnsteuerpflicht ausgelöst bzw. ein Vorsteuerabzug versagt wird.