Warum nicht schiefgehen muss, was schiefgehen kann
Fehlerresistentes Projektmanagement schlägt Murphy's Law
Was Du suchst, ist immer dort, wo Du ganz am Ende nachschaust.
„Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen“, besagt Murphys Gesetz. Jeder kennt es: Tisch, Brot, Aufstrich, platsch, Mist. Schön ist das nicht. Unschön wird es, wenn Murphy´s Law bei größeren Unternehmungen zuschlägt. In Projekten, die alleine schon aufgrund ihres Umfangs für Zufälle und Schicksalsschläge anfällig sind. Es sei denn, man hat vorgesorgt – und setzt auf ein durchdachtes Projektmanagement als Anker und Stützpfeiler.
Allerdings: Projektmanagement, das sagt sich so leicht. Es ist auch leicht beschrieben: Ein Projekt anleiern, strukturieren, delegieren, koordinieren, erfolgreich beenden. Die schiere Realität großer Vorhaben ist damit jedoch nicht erfasst. Das Führen von Elefanten über die Alpen, das Errichten von Pyramiden im Wüstensand, das Landen einer Raumkapsel auf dem Mond. Wo fängt man da an? Profis wissen: am Anfang. Was da steht: Dos und Don´ts.
Do
Bedarfsplanung
Die Bedarfsplanung ist ein grundlegendes Instrument zur Qualitätssicherung. Sie steckt den Projektrahmen ab, definiert den Kundenwunsch – und resultiert im Bedarfsplan. Er fasst die qualitativen und quantitativen Anforderungen zusammen und legt den Finanz- und Terminrahmen sowie sämtliche Projektziele fest. Das schafft effektive Einstiegsmöglichkeiten – und macht zwischenzeitliche Abstimmungsschleifen verzichtbar. Gemäß der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) ist die Bedarfsplanung kein Teil des Grundleistungsbilds und entsprechend gesondert zu honorieren.
Don't
Änderungsmanagement vernachlässigen
Änderungen im Projektmanagement sind Abweichungen von der vertraglich vereinbarten Soll-Situation. Sie können beispielsweise aus geänderten Planungsanforderungen, neu gewonnenen Erkenntnissen oder Engpässen in der Lieferkette resultieren. Für die weitere Bearbeitung gilt es, Änderungen anhand des Leistungssolls einzuordnen. Idealerweise wird das Änderungsmanagement frühzeitig implementiert, inklusive klarer Regelungen und Verfahrensweisen.
Stakeholdermanagement
Wesentliche Entscheider und Vertreter der beteiligten Abteilungen sind rechtzeitig und angemessen zu integrieren. Das vermeidet den Bedarf an wiederholten Abstimmungen sowie Kontroversen aufgrund divergierender individueller Vorstellungen. Daher liegt das Stakeholdermanagement sowohl in der Verantwortung des Planers als auch in der des Auftraggebers.
Ungesicherte Vertragslage
Die Arbeit wurde aufgenommen, doch der Vertrag nicht unterschrieben? Ein Missstand. Es gibt Unklarheiten über zu erbringende Leistungen? Ebenso. Abhilfe verschafft jeweils nur die kaufmännische Klärung. Beide Vertragspartner müssen umfänglich „im Bilde“ sein, um beispielsweise kaufmännische Risikoverlagerungen zu Lasten des Auftraggebers oder des Planers zu vermeiden.
Projektinitiierung
Hier werden die Schritte festgelegt, die von der Projektidee zum fertig umgesetzten Projekt führen. Dazu bedarf es einer effektiven und effizienten Struktur als „Plan der Planung“ – und schließlich eines bedarfsgerechten Teams sowie einer klaren, methodischen und systematischen Vorgehensweise. Es empfiehlt sich, die einzelnen Rollen eines Organigramms in ihren Aufgaben zu beschreiben und organisatorische Schnittstellen zu klären. Obenauf sind beispielsweise Beteiligtenlisten, Kalender und Kommunikationsregeln zu verwalten.
Mangelnde Kommunikationsstrukturen
Wer sagt wann was wie zu wem: Scheitert die Kommunikation, drohen Informationsverluste, Missverständnisse, Transparenzlücken oder ein fehlendes planerisches Alignment. Eine gemeinsam verabschiedete Besprechungslandschaft beugt dem vor. Sie enthält alle Termine nebst Inhalten und Zielen. Kommunikationsregeln, um Abläufe zentral koordinieren zu können. Und schließlich abgesprochene Regeln, nach denen beispielsweise Daten abgelegt und ausgetauscht werden.
